Salir de M365 hacia Google Workspace casi nunca sale a cuenta, según Gartner

Domenico Scriva, analista principal de Gartner, ha dicho en el IT Symposium que la consultora celebra en Australia que una de las razones que más pesan a la hora de dejar Microsoft 365 y pasarse a Google Workspace es el rencor. Y el rencor, recordó, no produce retorno de la inversión. Tampoco es una mudanza que salga barata.

La licencia barata no es el puesto de trabajo barato

El punto de partida es cierto: las licencias de Google Workspace cuestan menos que el paquete E5, la modalidad de M365 más extendida. El problema es lo que queda fuera. La suite de Google no cubre telefonía, seguridad, inteligencia de negocio ni licencia de sistema operativo. Cuando el cliente añade esas piezas por separado, Scriva calcula que termina pagando unos 2 dólares al mes más que con la propuesta de Microsoft. Y eso contando con que Google incluye Gemini dentro de Workspace mientras que Microsoft cobra Copilot aparte.

Hay un matiz que sí juega a favor de Google, y depende del parque de equipos. Si los usuarios trabajan sobre Mac, el coste baja porque esas máquinas duran más que un PC. Si trabajan sobre Chromebook, el desembolso inicial es menor, pero se renuevan antes. En ninguno de los dos casos el cálculo incluye lo que cuesta mover a la plantilla de una plataforma a otra.

Migrar lleva dos años, no un trimestre

Ahí está la parte que se suele ignorar. Scriva señaló las dependencias que cada ecosistema genera como la fuente habitual de complicaciones, y añadió la formación de usuarios, que muchos planes de migración ni mencionan. Tampoco ayuda usarlo como amenaza: el analista ha visto a clientes de M365 agitar la posibilidad de irse a Google para negociar la renovación con Microsoft. Funciona mal si se plantea a última hora, porque Microsoft sabe que el traslado no se hace rápido. Su recomendación es empezar a prepararlo casi al mismo tiempo que se firma el contrato a tres años, ya que llevarlo a cabo requiere al menos dos.

Y si al final se decide el cambio, que sea con un objetivo concreto en la cabeza, no por sustituir una suite por otra. Las suites de productividad apenas han cambiado en treinta años, así que hoy es difícil ver un resultado que justifique el desembolso.

La inteligencia artificial es lo que puede romper esa inercia. Scriva sitúa al sector en una ola en la que el modelo ayuda a generar contenido, y anticipa una tercera en la que desaparezca la necesidad de abrir aplicaciones sueltas: ni procesador de textos ni programa de presentaciones, sino una interfaz donde el usuario describe lo que quiere y espera a que la suite lo resuelva. Ese escenario, y no el enfado, es el que puede mover el mercado. De momento es una predicción de analista en un evento, sin producto que la respalde.